Die Beteiligung an öffentlichen Ausschreibungen ist für Bieter aufwändig. Ob sich der Aufwand gelohnt hat, ist erst im Nachhinein klar. Durch die Eintragung im Amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ) kann die Teilnahme vereinfacht und erleichtert werden.
 
Die Ausgangslage für die Beteiligung an öffentlichen Ausschreibungen
Öffentliche Auftraggeber müssen, wenn sie Liefer- und Dienstleistungen oder Bauleistungen beauftragen wollen, bestimmte Verfahren für diese Beschaffungen einhalten, sofern gewissen Schwellenwerte überschritten sind. Das regelt das Vergaberecht. Die öffentlichen Ausschreibungen dienen dazu, dass die öffentlichen Aufträge einerseits den Anforderungen an eine wirtschaftliche und sparsame Haushaltsführung gerecht werden, also dass sorgsam mit Steuermitteln umgegangen wird und andererseits, dass das jenige Unternehmen, das den Zuschlag erhält, in einem fairen, wettbewerblichen und transparenten Verfahren und unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes ermittelt wird.
 
In der Vergabeverordnung (VgV) ist die öffentliche Auftragsvergabe für Liefer- und Dienstleistungen (außerhalb des Sektorenbereiches und Verteidigung/Sicherheit) für Aufträge ab dem Schwellenwert von 214.000 EUR netto geregelt und für Bauleistungen ab dem Schwellenwert von 5.350.000 EUR. Mit der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) hat das Bundeswirtschaftsministerium seit dem 2. September 2017 eine Regelung für die Auftragserteilung unterhalb des EU-Schwellenwerts geschaffen. Öffentliche Auftraggeber sind demnach verpflichtet, vor der Auftragsvergabe eine Eignungsprüfung der Bieter durchzuführen. Hierzu sind durch die Bieter unternehmens- und auftragsspezifische Unterlagen mit Abgabe eines Angebotes einzureichen. Aufgrund der aktuellen Situation wurden zwar seitens der Bundes- und Landesministerien stark vereinfachte Verfahrensregelungen eingeführt, um die Beschaffungen zu erleichtern. Auf die Eignungsprüfung darf allerdings auch jetzt nicht verzichtet werden. Die Grundsätze des wettbewerblichen Verfahrens unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes sowie der Transparenz gelten weiterhin.
 
Durch die gute Auftragssituation vieler Unternehmen vor der Corona-Krise, war die Beteiligung an öffentlichen Ausschreibungen geringer. In nächster Zeit ist damit zu rechnen, dass sich Unternehmen nun wieder verstärkt an öffentlichen Ausschreibungen beteiligen werden.
 
Das Amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen
Der geforderte Eignungsnachweis als Bieter bei öffentlichen Vergabeverfahren kann durch die Eintragung im Amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ) der IHKs erbracht werden. Eine solche Eintragung erleichtert dem Unternehmen die Beibringung der dafür notwendigen unternehmensbezogenen Nachweise als Beleg der Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit in jedem Vergabeverfahren. Es reicht aus, einmal jährlich die für die Präqualifizierung und Eintragung erforderlichen Nachweise gegenüber der das Amtliche Verzeichnis führenden Stelle, nämlich der Industrie- und Handelskammer, vorzulegen und prüfen zu lassen. Die Erteilung der Präqualifizierung und Eintragung im Amtlichen Verzeichnis entwickelt dann eine Eignungsvermutung, so dass der öffentliche Auftraggeber dieser vertrauen muss. Etwaige Unterlagen sind nur noch im Bedarfsfall vorzulegen, beispielsweise wenn dem öffentlichen Auftraggeber andere Erkenntnisse bekannt sind.
 
Durch die Eintragung im Amtlichen Verzeichnis kann daher die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen für den Bieter deutlich erleichtert und beschleunigt werden.
 
Wie kommt ein Unternehmen ins Verzeichnis?
Die Eintragung ins Amtliche Verzeichnis erfolgt auf Antrag. Dieser elektronische Antrag ist direkt auf der Webseite zu stellen. Die für die Prüfung und Erteilung der Präqualifizierung beizubringenden Unterlagen sind ebenso auf der Webseite des Verzeichnisses aufgelistet. Diese Nachweise sendet das Unternehmen mit seiner unterschriebenen Erklärung an die zuständige Präqualifizierungsstelle (PQ-Stelle) – entweder die beauftragte Auftragsberatungsstelle (Abst) oder direkt an die Industrie- und Handelskammer. Die zuständige IHK sowie PQ-Stelle sowie deren Kontaktdaten und anfallende Kosten können auf der Webseite des AVPQ ermittelt werden. Die Prüfung der Präqualifizierung sowie die anschließende Eintragung ins Amtliche Verzeichnis sind entgelt- beziehungsweise gebührenpflichtig. Das Unternehmen erhält mit der Eintragung ein Zertifikat mit Zertifikatsnummer und -code, mit dem es die Eintragung gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber beziehungsweise Generalunternehmen nachweisen kann. Zumeist genügt die Angabe der Zertifikatsnummern in den Vergabeunterlagen. Die Eintragung ist ein Jahr gültig, danach muss sie unter Beibringung der aktuellen Nachweise erneut gestellt werden.
 
Wofür kann man die Eintragung noch nutzen?
Neben öffentlichen Auftraggebern werden auch Unternehmen selbst gesetzlich dazu verpflichtet, bestimmte Nachweisprüfungen bei ihren Partner- und Subunternehmen durchzuführen. Dies ist zum Beispiel mit dem Paketboten-Schutz-Gesetz für Kurier-, Express- und Paketdienste zum 23. November 2019 erfolgt. Um Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung in dieser Branche einzudämmen, sind die Generalunternehmer für Kurier-, Express- und Paketdienste verpflichtet, die ordnungsgemäße Entrichtung der Sozialversicherungsbeiträge ihrer Subunternehmen zu prüfen. Die Auftragnehmer in dieser Branche können ihre Eignung, also insbesondere ihre Zuverlässigkeit im Sinne der ordnungsgemäßen Entrichtung der Sozialversicherungsbeiträge, ebenfalls durch die Eintragung im Amtlichen Verzeichnis nachweisen.
 
Vorteile der Eintragung in das Amtliche Verzeichnis
• Reduzierter Aufwand: Eignungsnachweise nur einmal für ein ganzes Jahr
• Zeit- und Kostenersparnis bei jedem Vergabeverfahren• Höhere Rechtssicherheit durch Eignungsvermutung
• Begrenztes Risiko, dass Unterlagen bei Ausschreibung vergessen werden
• Synchronität zur Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE)
 
Weitere Informationen zum Amtlichen Verzeichnis, insbesondere zum Onlineantrag und zu den erforderlichen Nachweisen, den Zuständigkeiten und Kosten, gibt es im Internet unter amtliches-verzeichnis.ihk.de